Rekisterinpitäjä
Lasten ja nuorten säätiö
Yhteystiedot
Liisankatu 27 A 5 00170 Helsinki
nuori.fi
Tietosuojaselosteeseen liittyvät kysymykset voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen info@nuori.fi.
Käsiteltävät henkilötiedot
Käsittelemme hakijoiden henkilötietoja avoinna olevien työpaikkojen täyttämiseksi. Käsiteltäviä tietoja ovat tyypillisesti:
- Perustiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite
- Ansioluettelo ja hakemustiedot: koulutus, työkokemus, osaaminen
- Haastatteluissa ja arvioinneissa syntyvät tiedot
- Mahdolliset suositukset (ainoastaan hakijan luvalla)
- Kuvat, videot ja hakuprosessiin liittyvät vastaukset (jos hakija on niitä toimittanut)
Huomio: Hailey HR ATS -järjestelmässä voidaan käsitellä myös arkaluonteisia henkilötietoja (GDPR artikla 9), mikäli hakija on niitä toimittanut. Tällaisia voivat olla esimerkiksi terveystiedot tai muut erityiset henkilötietoryhmät. Näitä tietoja käsitellään erityistä huolellisuutta noudattaen.
Käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään seuraavilla GDPR:n mukaisilla oikeusperusteilla:
- Sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet hakijan pyynnöstä (GDPR artikla 6(1)(b))
- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu sopivan henkilön löytämiseksi avoinna olevaan tehtävään (GDPR artikla 6(1)(f))
Tietojen säilytysaika
Hakijoiden tietoja säilytetään 6 kuukauden ajan rekrytointiprosessin päättymisestä, minkä jälkeen Lasten ja nuorten säätiö pyytää Hailey HR:ltä tietojen poistamisen. Tietoja ei säilytetä tulevia rekrytointeja varten.
Valitun henkilön tiedot siirretään osaksi henkilöstörekisteriä työsuhteen alkaessa.
Huomio: Hailey HR:n järjestelmässä säilytetään varmuuskopioita enintään 30 päivää poistopyynnön jälkeen.
Tietojärjestelmät ja tietojen käsittelijät
Käsittelemme hakijoiden tietoja Hailey HR -järjestelmässä, jossa Lasten ja nuorten säätiö toimii rekisterinpitäjänä ja Hailey HR henkilötietojen käsittelijänä asianmukaisen tietojenkäsittelysopimuksen nojalla.
Hailey HR käyttää seuraavia alikäsittelijöitä, joille henkilötietoja voi siirtyä palvelun tuottamiseksi:
UpCloud Oy: Tietojen tallennus ja palvelinkapasiteetti. Sijainti: Helsinki ja Amsterdam (EU)
Bitio Services AB: Sähköiset allekirjoitukset. Sijainti: Ruotsi (EU)
Webpower Scandinavia AB: Sähköpostipalvelut. Sijainti: Amsterdam (EU)
Scaleway SAS: Pilvilaskenta ja AI-mallit. Sijainti: Pariisi (EU)
Kaikki tiedot käsitellään EU/ETA-alueella. Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Hailey HR on sitoutunut varmistamaan, että kaikki alikäsittelijät noudattavat GDPR:n mukaisia tietosuojavelvoitteita.
Tietoturva
Hailey HR on ISO 27001 -sertifioitu ja noudattaa tietoturvapolitiikkaa, joka perustuu kyseiseen standardiin. Teknisiä suojatoimia ovat muun muassa:
- Tiedonsiirron salaus: TLS 1.2
- Tietojen salaus levossa: AES-256
- Monivaiheinen tunnistautuminen kaikille järjestelmän käyttäjille
- Säännölliset haavoittuvuusskannauksit ja penetraatiotestit (2 kertaa vuodessa)
- Tietomurtoihin liittyvä ilmoitusvelvollisuus rekisterinpitäjälle 24 tunnin kuluessa
Rekisteröidyn oikeudet
Hakijana sinulla on seuraavat GDPR:n mukaiset oikeudet:
- Tarkastusoikeus: Oikeus saada pääsy omiin tietoihisi
- Oikaisuoikeus: Oikeus oikaista virheelliset tai puutteelliset tiedot
- Poisto-oikeus: Oikeus pyytää tietojen poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”)
- Rajoitusoikeus: Oikeus rajoittaa tietojesi käsittelyä
- Vastustamisoikeus: Oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä oikeutetun edun perusteella
- Siirto-oikeus: Oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen info@nuori.fi
Kaikkiin pyyntöihin pyritään vastaamaan 30 päivän kuluessa.
Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle: https://tietosuoja.fi/ilmoitus-tietosuojavaltuutetulle
