Ajan- ja energianhallinta

Miten voisit käyttää enemmän aikaa itsellesi tärkeisiin asioihin?

Tässä tehtäväkokonaisuudessa pääset pohtimaan, mitkä asiat ovat sinulle tärkeitä ja mihin sinun kannattaa jatkossa käyttää enemmän aikaan. 

Mitä ajanhallinta tarkoittaa käytännössä?

Ajanhallinta on oman ajankäytön järjestämistä sellaiseksi, että ehdit tekemään sinulle merkityksellisiä ja tärkeitä asioita.

Ajanhallinta ei tarkoita sitä, että sinun pitäisi olla jatkuvasti tehokas ja saada aikaan mahdollisimman paljon asioita päivän aikana.

Ajanhallinta on taito, jota voi oppia sekä harjoitella ja se on yksi tärkeimmistä työelämätaidoista.

Miksi ajanhallinta on tärkeää?

Ajanhallinnan avulla pystyt suuntaamaan energiasi niihin asioihin, joita haluat saavuttaa ja jotka ovat tärkeitä.

Puutteellisen ajanhallinnan seurauksena elämään tulee usein kiirettä, joka kuormittaa ja uuvuttaa. 

Otat vastuuta omasta elämästäsi – se tutkitusti parantaa itsetuntoa ja itsekunnioitusta.

Itsensä johtamisen taidot tulevat korostumaan entisestään työelämässä.

Ajankäytön monet haasteet

Ajankäyttöämme haastaa moni tekijä. Tässä kohdassa käsitellään kolmea ajankäytön haastajaa, joihin voimme kaikkiin itse vaikuttaa. Tunnistatko itsesi jostakin näistä?

1. Aikaoptimismi

Kokoatko sinä itsellesi tehtäviä ja asioita toinen toisensa perään? Tunnetko pystyväsi tekemään rajattoman määrän asioita päivän aikana? 

Aikaoptimisti kasaa itsellensä paljon tehtäviä asioita jokaiseen päivään, mutta huomaa päivän päätteeksi saaneen tehtyä asioista vain puolet, jos sitäkään. 

Aikaoptimismista voi opetella pois mm. aikatauluttamalla päivälle tehtäviä. Ensin kannattaa tehdä pois alta tärkeimmät ja suurimmat tehtävät. Lopuksi voi tehdä muutaman pienemmän tehtävän.  

2. Vitkuttelu

Oletko kenties se henkilö, joka ei millään pääse liikkeelle? 

Vitkuttelu on yleinen ilmiö ja sitä tekevät jossain määrin lähestulkoon kaikki. Toiset vitkuttelevat isojen kokonaisuuksien aloittamisessa, kun taas toiset vitkuttelevat pienten tehtävien tekemisessä. 

Vitkuttelun hallinnassa on tärkeää ensin tiedostaa, minkä tehtävän aloittamisessa huomaa vitkuttelevansa. Sen jälkeen voi miettiä, olisiko työtehtävää jotenkin mahdollista pilkkoa pienemmiksi palasiksi, jolloin siihen tarttuminen ei tuntuisi niin hankalalta. Pienempien tehtävien kanssa vitkutellessa voi valita päivästä tai viikosta aina tietyn, itselle hyvältä tuntuvan hetken, jolloin tekee tehtävät. 

3. Liikaa tekemistä

Toisinaan aika tuntuu loppuvan kesken siksi, että tekemistä on liikaa. Tämä voi johtua esimerkiksi siitä, että ei oikein tiedä mitä on tekemässä ja sen vuoksi tekee vähän sitä sun tätä.  

Henkilölle, joka innostuu kaikesta ja haluaa lähteä mukaan kaikkeen uuteen, saattaa käydä helposti niin, että aika ei enää riitäkään. Silloin kannattaa uusia asioiden kohdalla miettiä tarkkaan, onko tämä tarpeeksi kiinnostavaa minulle tai ajankäytöllisesti mahdollista. Joskus mieluisistakin asioista kannattaa kieltäytyä.  

Arvot määrittävät, mikä meille on tärkeää

Arvot ovat henkilökohtaisesti tärkeitä asioita. Arvoja ovat esimerkiksi perhe, ekologisuus ja elämästä nauttiminen. Arvot eivät ole konkreettisia asioita eikä niitä voi mitata tai saavuttaa. Arvot tarjoavat meille elämän aikana suuntaviivoja ja toimivat ikään kuin opasteina sellaiseen elämään, joka on meille merkityksellistä. 

Omien arvojen pohtiminen ja niiden tunnistaminen on tärkeää, sillä niiden avulla pystymme suuntaamaan omaa toimintaamme itsellemme tärkeisiin asioihin.

Mitkä arvot ovat sinulle tärkeitä?

Valitse listalta itsellesi viisi merkityksellisintä arvoa.

Oma aika haltuun

Oman ajanhallinta alkaa siitä, että olet itsellesi rehellinen. Kaikkein helpointa on ottaa esille kynä sekä paperia ja aloittaa listaaminen, mitä kaikkea sinun pitäisi tehdä.

Aika karsia… 

Kun olet listannut tehtävät asiat ylös, on aika ruveta karsimaan ja asettamaan asioita tärkeysjärjestykseen. Meillä kaikilla on tehtävissä asioissa sellaisia, jotka on hoidettava heti sekä sellaisia, joilla ei ole niin polttava kiire.

Omia asioita karsiessasi voit hyödyntää esimerkiksi alla olevaa nelikenttää. Voit piirtää nelikentän esimerkiksi paperille. Sijoita listaamasi asiat oikein kentän alle.

Tee näkyväksi ja aikatauluta 

Kun olet saanut asiat tärkeysjärjestykseen, on hyvä tehdä selkeä suunnitelma, miten lähdet viemään asioita eteenpäin.

Aikatauluta itsellesi mielekkäällä tavalla, milloin teet mitäkin tehtävää. Ole realistinen aikataulun kanssa, jotta saat tehtävät tehtyä.

Aikatauluttaminen tuo monille selkeyttä ja vähentää stressiä sekä ahdistusta. On myös tärkeää tuoda näkyviin mitä asiaa teet nyt, minkä teet seuraavaksi ja mitkä kaikki olet jo saanut tehtyä.

Löydä oma tapasi tuoda aikataulusi näkyväksi. Voit tehdä esimerkiksi paperille kolme laatikkoa, joihin listaat asiat:

Keskity yhteen asiaan kerrallaan

Välillä tuntuu hankalalta saada mitään aikaiseksi, kun keskittyminen keskeytyy vähän väliä. Syitä keskeytyksille on paljon ja joskus elämäntilanne on sellainen, että keskeytyksiä voi olla hankalaa välttää. 

On kuitenkin monia keinoja, joilla voi harjoitella välttämään keskeytyksiä. Yhtenä tällaisena keinona on pomodoro-tekniikka. Pomodoro-tekniikan ajatuksena on jakaa työnteko ajastimen avulla tiettyihin (yleensä 25 min) aikaväleihin. 

Keskity yhden pomodoron aikana vain yhteen työtehtävään. Sulje tai laita pois kaikki keskittymistä haittaavat tekijät (puhelin, chatit yms.). Muista pitää tauot pomodorojen välissä ja pidempi tauko neljän pomodoron jälkeen. 

Pomodoron avulla pystyt myös välttämään multitaskaamista eli monen asian tekemistä samaan aikaan. Tutkimukset osoittavat, että me ihmiset emme ole hyviä multitaskaamaan. Pomodoroa voi käyttää esimerkiksi erilaisten sovellusten avulla.

Anna siis itsellesi aikaa ja keskity yhteen asiaan kerrallaan.

Keskustele ja toteuta

On aika tehdä itsellesi uusi ajankäytön suunnitelma. Pohdi, mihin asioihin haluaisit jatkossa käyttää enemmän aikaa, jotta ajankäyttösi vastaa enemmän arvojasi. Tunnistatko itselläsi muita haasteita ajankäytön ja energian riittämisen suhteen. Otatko kenties liikaa hommia itsellesi vai vitkutteletko asioiden aloittamisen kanssa. Onko sinulla haasteita keskittymisen kanssa tai et tiedä mitä sinun pitää tehdä, kun kaikki tuntuu sälältä. Kerro ystävälle oma suunnitelmasi ajankäytön kehittämiseen. Kuuntele ystäväsi suunnitelma. Ehdottakaa toisillenne rohkeasti vinkkejä ja auttakaa. 

Kirjaa suunnitelmaan ainakin:

• Mitä aiot muuttaa omassa ajankäytössäsi?
• Mitä konkreettisia toimenpiteitä se vaatii?
• Millä aikavälillä toteutat muutoksen?
• Kirjaa suunnitelmaan ylös myös, mitä hyötyä muutoksesta on sinulle.